Come interpretare i messaggi del SdI per la fatturazione elettronica

Durante l’invio e il transito delle fatture elettroniche, il Sistema di Interscambio (SdI) genera dei messaggi per notificare se il passaggio è andato a buon fine.

In questo articolo cerchiamo di fare chiarezza su quali sono i messaggi più frequenti e come interpretarli.

Crea la tua prima fattura elettronica

Quando il SdI manda messaggi?

Una volta compilata e inviata la fattura elettronica al Sistema di Interscambio, quest’ultimo eseguirà dei test sui campi obbligatori e deciderà se accettare o meno la fattura, per poi avviare la consegna al destinatario.

Sia nel caso in cui la fattura passi i controlli o non riesca ad essere accettata dal SdI, si riceverà un messaggio che specifica la data, l’emittente e, in caso di test fallito, il tipo di errore.

Se usi un programma per emettere fatture elettroniche come SumUp Fatture, riceverai aggiornamenti sull'esito dei controlli così da essere sempre al corrente dello stato delle tue fatture.

Ricevute tra emittente e SdI

La prima fase che una fattura elettronica deve superare consiste nell’essere accettata dai test automatici che il Sistema di Interscambio esegue sui campi obbligatori compilati dal mittente.

L’esito può essere positivo, in questo caso il mittente riceverà una ricevuta di recapito con specificata la data e l’ora di ricezione, oppure può essere negativo, in questo caso il file XML (eXtensible Markup Language) non avrà passato uno dei test automatici del SdI. 

In questo ultimo caso il mittente riceverà un messaggio di scarto che includerà ora, data e codice errore.

Errori comuni di scarto della fattura elettronica

Di seguito vediamo come risolvere gli errori più ricorrenti relativi alla ricevuta di scarto:

  • Codice 00001: Questo errore si verifica quando il nome del file non rispetta le regole del SdI. Il nome deve essere composto da Nome Paese (per l’Italia IT), Identificativo Univoco del Trasmittente (identificativo fiscale del trasmittente), seguito da un Separatore “_”, Progressivo Univoco del File (massimo 5 caratteri alfanumerici a scelta del trasmittente) e infine l’estensione del file (.xml o .zip)

  • Codice 00002: Nome del file duplicato, quando viene inviato più di una volta un file che è stato accettato dal SdI o ha lo stesso nome di un file inviato in passato. Il problema di solito sta nel Progressivo Univoco del File e basta cambiarlo con uno non ancora utilizzato

  • Codice 00200: Formato del file errato. Questo di solito si verifica per l’utilizzo di caratteri speciali nella compilazione del file XML o nel nome del file stesso. Può anche essere un problema di versione del file

  • Codice 00305: Id fiscale IVA non valido. Questo campo si riferisce alla partita IVA e non al codice fiscale, spesso l’errore sta nel mettere il codice fiscale in questo campo

  • Codice 00311: Codice destinatario non valido. In questo caso si consiglia di controllare che il codice immesso sia quello giusto. Nel caso delle PA, il codice dell'ufficio della PA destinataria a cui inoltrare il file FatturaPA è reperibile sul sito dell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Nel caso di un privato senza codice di destinatario, si utilizza il codice convenzionale “0000000” 7 zeri

  • Codice 00312: Codice destinatario non attivo. In questo caso il codice è quello giusto ma non è più attivo. Ci si deve accertare che il destinatario in questione non abbia cambiato codice destinatario

  • Codice 00398: Codice Univoco Ufficio (CUU) impostato su “Centrale”, ma il SdI riconosce un altro CUU valido per il codice identificativo fiscale. In questo caso di solito il problema è che nel sistema IPA riportato sopra, viene censito un ufficio centrale che è stato rimosso perchè esiste ora un ufficio ordinario. Assieme all’errore viene riportato il CUU valido da inserire nel campo

Ricevute tra SdI e destinatario

La seconda fase riguarda la consegna della fattura elettronica al destinatario. Questo può avvenire in tre modi: attraverso un canale telematico accreditato, attraverso la PEC o tramite il sistema gratuito Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Nell’ultimo caso la consegna è assicurata e il Sistema di Interscambio manda una ricevuta di consegna al mittente appena il SdI recapita la fattura al destinatario.

Nei primi due casi, invece, si può verificare l’eventualità che la casella postale PEC sia piena o che il canale telematico non sia attivo. In questo caso il mittente riceverà una ricevuta di impossibilità di consegna e il SdI manderà un duplicato della fattura alla casella Fatture e Corrispettivi del destinatario.

Il fornitore dovrà dunque avvisare il cliente in modo che possa visionare la fattura sulla sua casella di Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.

Come visualizzare le ricevute

La sezione Fatture e Corrispettivi consente di visualizzare tutte le ricevute di scarto, recapito, consegna o impossibilità di consegna e tutte le fatture che vengono inviate alla casella.

Detrazione IVA per la fatturazione elettronica

Dal 2019, dato l’obbligo di emettere fatture elettroniche, se la fattura non viene emessa in formato XML, ovvero senza passare dal Sistema di Interscambio, essa verrà considerata non emessa e di conseguenza vi saranno sanzioni a carico del fornitore.

Per detrarre l’IVA da una fattura, questa deve essere considerata emessa a tutti gli effetti, quindi se si riceve una ricevuta di scarto, la fattura non è considerata emessa e perciò non detraibile.

Nel caso di una successiva ricevuta di impossibilità di consegna, la fattura verrà considerata emessa per il fornitore e la data di esigibilità coinciderà con la data riportata sulla fattura. 

Per il cliente invece, la fattura non sarà considerata detraibile fino al momento della sua “presa visione” da parte del cliente stesso nell’area Fatture e Corrispettivi.

La data di detraibilità coinciderà dunque con il momento in cui il cliente aprirà la fattura elettronica da Fatture e Corrispettivi.

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