Programma per fattura elettronica: come gestire la fatturazione elettronica tra privati

In questo articolo scoprirai:

  • Come funziona la fatturazione elettronica tra privati

  • Come semplificare la fatturazione elettronica tra privati con un programma per fattura elettronica

  • Come gestire la fatturazione elettronica tra privati e la ricezione dei pagamenti sui dispositivi mobili


Il 1 gennaio 2019 ha segnato una data importante per la fatturazione: in questa data è stato reso effettivo l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati ovvero per operazioni verso altri titolari di partita IVA (B2B) e consumatori finali (B2C).

Questo cambiamento ha interessato la maggior parte dei contribuenti (tranne quelli in regime agevolato e/o esentati dalla legge) che hanno dovuto adeguarsi a questa nuova modalità di fatturazione molto simile a quella prevista per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione.

Molti di questi hanno deciso di affidarsi a un programma per fattura elettronica per far fronte a questo nuovo obbligo.

Fattura elettronica conforme alla legge con il programma per fattura elettronica Debitoor

Come funziona la fatturazione elettronica tra privati? Cosa comporta dal punto di vista operativo e come differisce da quella digitale o cartacea?

Tutte le risposte a queste domande (e molte altre) sono riportate in questo articolo.

Come funziona la fatturazione elettronica tra privati

La maggiore novità di questa nuova modalità di fatturazione è l’entrata in gioco di un nuovo attore: il Sistema di Interscambio (SdI).

Questo organo dell’Agenzia delle Entrate svolge un duplice ruolo: ha il compito di controllare le fatture inviate e, quando queste superano i controlli, provvedere a consegnarle al destinatario.

Che elementi controlla il SdI? Quando riceve una fattura elettronica, il SdI si preoccupa di controllare:

  • Che la fattura includa tutti gli elementi formali per qualificarsi come tale ovvero i dati di committente e prestatore (ovvero chi acquista e chi vende), il numero e la data di emissione della fattura, la descrizione dei prodotti o servizi venduti con i relativi prezzi netti, aliquota IVA, importo IVA e importi totali)

  • Che sia stata inserita la partita IVA e il codice fiscale dal venditore e la partita IVA e/o il codice fiscale del cliente

  • Che sia stato indicato un indirizzo telematico ovvero un codice destinatario o indirizzo PEC a cui recapitare la fattura, quando questa supera i controlli del SdI

  • Che i valori di totali e aliquote siano calcolati correttamente

Come fa il SdI a sapere a chi consegnare la fattura elettronica? Per poterlo fare ha bisogno che nella fattura venga specificato l’indirizzo telematico del destinatario ovvero un indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata) oppure un codice destinatario (un codice di 7 caratteri che identifica una piattaforma come un programma di fatturazione) su cui si decide di ricevere le fatture elettroniche.

Cosa fare nel caso in cui il cliente sia un consumatore finale o un contribuente in regime agevolato esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica? In questo caso bisogna indicare il codice “0000000” (sette zeri) nel campo del codice destinatario.

Cosa comporta questo per il ricevente? Indicare questo codice destinatario equivale a non fornire alcun indirizzo telematico di consegna. Questo vuol dire che l’Agenzia delle Entrate provvede a mettere a disposizione l’originale della fattura nel cassetto fiscale del cliente usando il codice fiscale inserito in fattura.

In questi casi, si riceve un messaggio di impossibilità di consegna (poichè come detto sopra non è possibile consegnare direttamente la fattura al cliente) e bisogna inviare una notifica al cliente informandolo dell’impossibilità di consegnare la fattura e allegare una copia di cortesia (in pdf o cartacea) della fattura invitandolo a scaricare la copia originale messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Invia e ricevi fattura elettronica tra privati con il programma per fattura elettronica Debitoor

Come cambia la ricezione delle fatture passive? La ricezione delle fatture dei fornitori funziona con una procedura analoga, con l’unica differenza che i ruoli di emittente e ricevente vengono invertiti. Inoltre, per assicurarsi che le fatture vengano sempre inviate all’indirizzo telematico desiderato, è possibile impostare il proprio codice destinatario o indirizzo PEC come indirizzo telematico prevalente nell’apposita sezione della piattaforma Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Infine, la fatturazione elettronica verso privati modifica la procedura di conservazione delle fatture. Se prima bastava avere una copia delle fatture salvate sul proprio computer, una usb o su Drive, ora perchè le fatture mantengano il loro valore nel tempo e vengano considerate valide ai fini fiscali, è necessario seguire una procedura ben precisa (che richiede l’apposizione di una firma digitale e marca temporale) che prende il nome di conservazione sostitutiva,

Per facilitare l’adeguamento a questo nuovo obbligo, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito di conservazione sostitutiva.

Come semplificare la fatturazione elettronica tra privati con un programma per fattura elettronica

La fatturazione elettronica introduce un nuovo flusso di lavoro e una diversa procedura di emissione delle fatture. Nonostante i cambiamenti introdotti, è possibile cercare di ridurre gli sforzi e la fatica legati ai nuovi adempimenti usando un programma per fattura elettronica come Debitoor.

Quali sono i vantaggi di gestire la fatturazione elettronica con un apposito programma?

Prima di tutto la possibilità di inviare le fatture elettroniche direttamente dal tuo conto senza dover effettuare diverse operazioni manuali (dopo aver conferito delega per questa operazione). Scegliendo questa modalità, è possibile ricevere le notifiche sull’esito dei controlli effettuati dal SdI direttamente sul conto senza la necessità di dover verificare i messaggi ricevuti sulla PEC o sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi. È possibile correggere gli errori rilevati e procedere con un nuovo invio al SdI.

In secondo luogo, la possibilità di ricevere le fatture elettroniche inviate dai fornitori direttamente sul programma per fattura elettronica comunicando il codice destinatario della piattaforma e conferendo la relativa delega per questa operazione di ricezione. Inoltre, la registrazione delle fatture di acquisto è ancora più facile poichè le informazioni rilevanti vengono estrapolate in automatico.

Integrazione di Debitoor e SumUp per fatturazione elettronica e contabilità

Infine, è possibile tenere sotto controllo lo stato delle fatture sia rispetto ai controlli del SdI che i dovuti pagamenti oltre a tante altri funzioni per tenere sotto controllo l’andamento dell’attività.

La ciliegina sulla torta? Queste funzioni non sono limitate in spazio e tempo e neppure all’uso di un determinato dispositivo: le funzioni di fatturazione elettronica sono disponibili sul computer, cellulare o tablet e per Mac, Windows, iOS o Android.

Come gestire la fatturazione elettronica tra privati e la ricezione dei pagamenti sui dispositivi mobili

Grazie all’integrazione tra SumUp e Debitoor, non solo è possibile creare e inviare fattura elettronica al Sistema di Interscambio dalla app per i dispositivi mobili, ma anche accettare pagamenti con carta in qualsiasi luogo e in ogni momento (tramite il lettore di carte o il portale virtuale).

Inoltre, tutte le transazioni vengono automaticamente importate nella contabilità nel conto di Debitoor e le vendite vengono registrate nella sezione delle Altre entrate (con le ricevute in allegato).

Anche la visualizzazione delle fatture passive inviate dai fornitori è possibile dalle app per dispositivi mobili.

In breve

Con un programma per fattura elettronica come Debitoor è possibile gestire il nuovo obbligo di fattura elettronica in modo semplice e intuitivo grazie all’integrazione con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Inoltre, è possibile tenere sempre sotto controllo in tempo reale l’andamento dell’attività e ricevere i pagamenti dovuti.

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